Chcete-li však zvýšit příjmy a maximalizovat úspěch, potřebujete ke správě virtuálního týmu správnou sadu dovedností a zařízení.
Od nástrojů pro spolupráci po klíčové praktiky, zde je návod, jak spravovat vysoce výkonný virtuální tým.
1. Vytvořte strukturu a plán
Prvním krokem k efektivní správě virtuálních týmů je definování pracovního systému, na který se každý může držet, také známý jako standardní operační postup (SOP). Stanovením standardů a stanovením pracovního procesu budou mít členové týmu lepší představu o tom, jak dlouho by úkoly měly trvat, a obecně budou mít méně otázek.
Chcete-li standardizovat postupy a osnovy pravidel pro všechny zaměstnance, ať už vzdálené nebo interní, můžete vytvořit příručku ke stažení. Můžete to učinit tak komplexním nebo jednoduchým, jak si přejete; myšlenka je taková, že všichni zaměstnanci by měli dodržovat postup nezbytný k dokončení svých projektů co nejefektivněji a nejpřesněji.
2. Posun vpřed pomocí sdílení souborů
Odesílání velkých dokumentů prostřednictvím e-mailu může nejen způsobit, že vaše doručená pošta bude pracovat mnohem pomaleji než obvykle, ale také může mít za následek ztrátu informací při překladu, zejména pokud odesíláte komentáře v samostatném formuláři. Chcete-li se těmto problémům úplně vyhnout, můžete sdílet velké soubory se členy týmu prostřednictvím cloudové služby, jako je Dropbox.
Servery cloudového úložiště nabízejí vše, co interní server dělá, ale jsou bezpečnější a snáze přístupné. Soubory a složky lze uspořádat téměř libovolným způsobem. Mezitím má Dropbox také aplikaci ke stažení, takže k dokumentům můžete přistupovat dokonce z jakéhokoli zařízení, což je perfektní, pokud pracujete na cestách a potřebujete přístup k více souborům.
3. Zapojte se do více komunikačních kanálů
Při odklonu od tradičního modelu pracoviště je nezbytné přezkoumat klíčovou část silného týmu: efektivní komunikaci. A pokud chcete ze svého týmu vytěžit maximum, musíte využít špičkové komunikační nástroje dostupné na trhu.
Prvním nezbytným nástrojem, který potřebujete při správě vzdálených pracovníků, je zabezpečený chatovací systém, který vám umožní okamžitou zprávu a zavolání kolegům kliknutím na tlačítko. Tyto nástroje jsou používány v kancelářích po celém světě a poskytují zaměstnancům platformu, aby mohli provádět důležité chatování s vodou, kladou rychlé otázky a sdílejí soubory mezi sebou.
Mezitím nemůžete jednoduše požádat někoho, aby vedle vás vytáhl židli a ukázal jim svůj pracovní postup při práci na dálku. Na druhou stranu s nástroji pro sdílení videa můžete efektivně dělat to samé! Například Skype vám umožňuje videohovorům při sdílení obrazovky s nimi, aby mohli vidět, co děláte. Někteří by mohli argumentovat, že je to ještě lepší než osobní školení, ale necháme vás soudit!
4. Klepněte na Software pro správu projektů
Když mnoho členů týmu spolupracuje na jednom projektu, je nezbytné používat software pro řízení projektů. To vám umožní efektivně sledovat procesy, vkládat data a komunikovat se svým týmem a také zlepšit spolupráci mezi členy týmu.
Na trhu jsou ve skutečnosti k dispozici stovky nástrojů pro správu projektů, které vám mohou pomoci zefektivnit projekt a pracovat na dosažení stejného cíle, od Trello po MindMeister.
5. Vytvořte vzdálenou firemní kulturu
Vytváření firemní kultury se může jevit jako poněkud komplikovaná záležitost, když všichni vaši zaměstnanci nepracují pod stejnou střechou a nemají každodenní osobní kontakt. Ale když to řeknu, není to nemožné! S výkonem internetu můžete své kolegy vidět pomocí video softwaru nebo nahráváním krátkých klipů, které můžete poslat svým spolupracovníkům prostřednictvím integrovaného systému.
Můžete také uspořádat akci (pokud jsou všichni vaši zaměstnanci ve stejné zemi), aby se mohli při každodenní spolupráci setkat a vybudovat silnější pouto. Tímto způsobem budou mít vaši vzdálení zaměstnanci sdílené zkušenosti, které pomohou budovat jejich vzájemnou důvěru a porozumění.
Případně můžete uspořádat časté dohady prostřednictvím skupinového hovoru nebo chatu, když se všichni v pátek odpoledne stahují!
6. Stanovte nastavenou pracovní dobu
Pokud máte zaměstnance ve všech čtyřech koutech světa, pravděpodobně budete mít nepřetržitě práci s různými lidmi. Je však důležité pokusit se stanovit konkrétní pracovní dobu pro různé členy týmu a zajistit, aby vždy existoval kříženec mezi nejméně dvěma týmy spolupracujícími současně.
Pokud se dva nebo více lidí, kteří spolupracují, najednou online, bude to v zásadě zkráceno období obratu. To nutně neznamená, že by měla být stanovena jejich pracovní doba, ale měli byste se dohodnout, aby se mohli navzájem podporovat během celého daného pracovního dne.
7. Vytvořte kombinovaný kalendářový systém
Abychom vám pomohli určit pracovní dobu a harmonogramy členů vašeho týmu, měli byste zvážit použití společného kalendáře, ke kterému mají přístup všichni členové týmu (samozřejmě s omezenými právy - samozřejmě nechcete, aby upravovali své vlastní směny!). Můžete uspořádat různé kalendáře pro různá témata (např .: pracovní doba, roční dovolená atd.) Nebo vypsat všechny události podle jediného rozvrhu a pomocí systému kódování barev rozlišit mezi tématy.
Je to také vynikající příležitost naplánovat schůzky, školení a další akce, které budou užitečné pro vaše zaměstnance.
8. Najměte tým autotivátorů
Velké vzdálené pracovníky musí být motivováni a motivováni a hledání takových lidí může být přinejmenším složité. Chcete-li však úspěšně podnikat, musíte určit, zda mohou sedět celé hodiny na jednom konci a produkovat vysoce kvalitní práci.
Nejenže by měli být motivovaní, ale také musí mít vynikající písemné a ústní komunikační dovednosti, aby zajistili, že nedochází k nedorozuměním. Kromě toho by také měli být schopni řešit problémy a měli by být organizováni s vynikajícími dovednostmi v řízení času.
9. Buďte kreativní s týmovým lepením
Když pracujeme prakticky, může to vyžadovat mnohem více úsilí k vytvoření kultury a „týmového ducha“, ale je nezbytné, aby si lidé vytvořili pouto. Zaměstnanci musí vědět, že všichni pracují na dosažení konečného cíle a že jsou součástí většího obrazu, namísto toho, aby pracovali sami.
Skutečný týmový pocit můžete vytvořit interakcí se zaměstnanci prostřednictvím videohovorů, zasíláním osobních dárků a zpráv k narozeninám a komunikace s nimi mimo pracovní dobu prostřednictvím sociálních médií a dalších prodejen.
10. Stanovte cíle a hranice
Dobrým způsobem, jak udržet zaměstnance na dálku, je stanovit cíle a odměnit je za jejich úspěchy. Pokud je například váš vzdálený pracovník zástupcem zákaznického servisu, můžete je odměnit dárkovou kartou do svého oblíbeného obchodu, pokud splní nebo překročí konkrétní cíle.
Na druhou stranu byste měli také vytvořit hranice. Například zaměstnanci by měli pracovat minimálně šest hodin denně. Pokud během této doby něco budou pracovat, budou vypláceny na hodinovém základě.
11. Vytvořte tým vůdců
Virtuální tým by v zásadě měl být skupinou vůdců, kteří dokážou řídit své vlastní pracovní zatížení, aniž by museli držet ruce. Každá osoba by měla být odpovědná za soubor úkolů a bude muset plnit své každodenní povinnosti na základě práce, kterou je jim dána.
I když budou pracovat jako součást týmu, měli by také prokázat schopnost vést tak či onak, buď tím, že jsou přiděleni jako vedoucí projektu určitého úkolu, nebo mají na starosti konkrétní část projektu.
12. Naplánujte časté schůzky
Abyste dosáhli pocitu jednoty týmu, měli byste uspořádat pravidelná setkání, a to jak na úrovni jednotlivce, tak týmu. Četnost těchto schůzek závisí na vašem pracovním plánu, ale měli byste se zaměřit na to, abyste se se svým týmem jako celek zaregistrovali jednou týdně, abyste se ujistili, že jsou všichni na stejné stránce. Mezitím nepřecházejte přes palubu: příliš mnoho schůzek může způsobit více škody než užitku!
To není efektivní pouze pro propojení týmů, ale také podporuje brainstorming a kreativitu mezi členy týmu a buduje důvěru ve vzdálených týmech. Rovněž může snížit úroveň stresu tím, že připomenul vzdáleným pracovníkům, že mají bezpečnostní síť a jednotku, se kterou mají konzultovat.
Vzhledem k tomu, že pracoviště se již neomezuje pouze na jednu kancelář, je nezbytné, abyste své dovednosti přizpůsobili a rozvíjeli, abyste mohli spravovat zaměstnance napříč rybníkem. Abyste se ujistili, že škálováte a budujete silnou firmu, musíte udržet své vzdálené pracovníky zapojené a motivované a tyto klíčové strategie řízení vám k tomu mohou pomoci!
Už jste někdy řídili vzdálenou pracovní sílu níže? Jakým výzvám a překvapením jste čelili? Možná se chcete podělit o své vlastní tipy a rady, jak vytvořit a spravovat virtuální tým? Připojte se ke konverzaci v sekci komentářů níže a dejte nám vědět!
