Pravda je, že to není tak těžké rozvíjet tuto přenositelnou dovednost, a jakmile ji zvládnete, budete schopni projít i ty nejnáročnější časy a zefektivnit se v procesu.
Jediné, co musíte udělat, je udělat několik vylepšení oproti svému normálnímu harmonogramu a my jsme uvedli kroky, které musíte udělat, abyste dosáhli svého cíle, aby se lépe organizovali.
1. Vytvořte plán
Bez adekvátního plánování budou některé detaily pravděpodobně prasknout. Ať už tedy pracujete na čemkoli, je důležité věnovat čas tomu, jaké nástroje a zdroje jsou potřebné, kolik času je třeba k provedení úkolu a jaká je správná strategie, kterou je třeba dodržovat.
To platí i pro vaše kariérní cíle. Řekněme například, že chcete propagaci do konce roku. Abyste toho dosáhli, musíte prokázat, proč si to zasloužíte a že máte všechny potřebné profesní dovednosti - takže si stanovte několik dosažitelných cílů, na kterých budete pracovat a udržet si motivaci po celý rok.
2. Vytvořte seznam úkolů
Denně si vytvořte nový seznam úkolů se všemi věcmi, které pro daný den musíte udělat (i když je to něco jednoduchého, jako je podání nebo nakupování potravin). Tím na nic nezapomenete a budete také cítit produktivnější, když odškrtnete úkoly, které dokončíte.
Chcete-li přejít na další úroveň, upřednostněte položky ve svém seznamu od vysoké po nízkou prioritu. Můžete to udělat barevným kódováním nebo číslováním položek, abyste věděli, které z nich je třeba vyplnit jako první. V této poznámce je někdy snazší připravit svůj seznam na konci dne na následující den - tímto způsobem se budete moci hned po probuzení dostat přímo do práce.
3. Vezměte si poznámky na schůzky
Pokud se ocitnete na jiném nudném pracovním setkání, možná si budete myslet, že nemusíte dělat žádné poznámky a že si jednoduše vzpomenete na všechno, o čem se diskutuje. Ale buďme upřímní: jakmile opustíte místnost, okamžitě zapomenete, s čím začátkem celé schůzky bude.
Vytváření poznámek vám v dlouhodobém horizontu pomůže, zejména když vám šéf doporučí pokyny k dokončení konkrétního projektu. Tímto způsobem je nebudete muset obtěžovat otázkami (které byly pravděpodobně již na schůzce vyřešeny) a budete moci efektivně prokázat, jak jste organizovaní a proaktivní.
4. Použijte deník
Každoroční deník nebo kalendář vám může opravdu pomoci spojit své myšlenky a uspořádat je. Slouží k plánování schůzek, sestavování týdenního jídelní nabídky a zapisování všech vašich úkolů a přidělování časů každé události, aby bylo zajištěno, že využijete den co nejlépe. To znamená, že je velmi pravděpodobné, že váš den nepůjde přesně tak, jak bylo plánováno (například může nastat změna na poslední chvíli, která bude vyžadovat vaši naléhavou pozornost), takže vyčkejte nějaký čas na mimořádné události.
5. Omezte mozek
Není žádným tajemstvím, že stres na pracovišti vás bude bránit v práci. Nakonec zbytečně ztrácíte čas starostí o věci. To je důvod, proč je důležité, abyste odmítli mozek a převzali jeden úkol najednou - a nesnažili se multitaskovat a dosáhnout příliš mnoho najednou.
Můžete také zkusit ráno meditovat, abyste se zbavili jakéhokoli stresu a negativních myšlenek. Nedávná studie o vlivu všímavosti a stresu na pracovišti ve skutečnosti zjistila, že po sedmi týdnech meditace účastníci prokázali zvýšené zvýšení povědomí.
6. Investujte do úložných složek
Je úžasné, jaký dopad může mít několik tiskovin na vaši psychiku a vaši celkovou organizaci. Ať už je to pro váš dům, učebnu nebo kancelář, investice do některých zásobníků, složek a zásobníků pro oddělení vašich věcí vás okamžitě cítí lépe.
7. Označte své dokumenty
Jaký je smysl mít nové a lesklé soubory, pokud nevíte, co v nich je? Chcete-li skutečně sklízet výhody svého nově organizovaného stolu nebo šatních skříní, použijte štítky k identifikaci toho, co je v každé z úložných nádob. Tímto způsobem ušetříte čas při prosévání hromádkami šrotu nebo krabic oblečení, abyste našli potřebné věci.
8. Připravte si hromadu úkolů a hromadu
Pokud pracujete s několika různými úkoly najednou, může být neuvěřitelně užitečné mít dva oddělené zásobníky (jeden pro úkoly, které je třeba udělat, a druhý pro úkoly, které již byly dokončeny). Můžete dokonce oddělit úkoly na liště „úkoly“ pomocí průhledných listů, abyste věděli, kolik z nich zbývá do akce.
9. Vytvořte si svůj vlastní souborový systém
Dobrý osobní registrační systém je nezbytný pro každého profesionála. Můžete například vytvářet soubory s podsložky a oddělit své dokumenty podle kategorie: faktury, účtenky, poznámky lékaře, smlouvy, projekty atd. V závislosti na vašem životním stylu budete mít svůj vlastní preferovaný způsob, ať už v papírové formě nebo podle pomocí elektronických zařízení.
10. Uspořádejte plochu
Pokud jste vinni z toho, že máte špinavou plochu, je čas na třídění. Začněte přetahovat volné dokumenty do kategorizovaných složek. Můžete dokonce uspořádat systém na sdíleném serveru. Pokud například existuje příručka, kterou všichni vaši kolegové nebo spolužáci sledují, ale soubory se ukládají všude, můžete je uspořádat do jedné čisté složky, kterou snadno najde každý.
11. Vyhoďte zbytečné položky
Všichni jsme vinni za hromadění věcí, které nepotřebujeme, ať už je to prázdná dezodorační láhev na zadní straně naší kresby nebo výtisků před dvěma lety.
Je čas zbavit se toho zbytečného haraburdí a mít čistší pracovní prostor nebo domov. Každý pátek se na konci dne přiřaďte každou hodinu na půl hodiny, abyste vyhazovali zbytečné předměty a organizovali se, takže jste připraveni začít znovu, až se pondělí vrátí.
12. Použijte Tech Tools
V dnešním digitálním věku existují tisíce aplikací, které nám pomáhají zůstat soustředěni a organizováni. Pokud dáváte přednost použití technologických zařízení, můžete využít několik aplikací, které vám pomohou zůstat na dobré cestě. Některá skvělá doporučení zahrnují Evernote pro vaše seznamy úkolů, Beep Me pro nastavení připomenutí (pouze pro iOS), TripIt pro plánování cesty a Last Time pro sledování všech vašich úkolů.
13. Spravujte svůj čas
Být schopen efektivně řídit svůj čas je jednou z nejužitečnějších dovedností, které v životě můžete mít. Pokud si věnujete určitý čas na splnění jedné z vašich povinností, budete moci zkrátit všechny zbytečné hodiny svého dne.
Takže místo stěžování na „nedostatek hodin denně“ budete nyní moci tyto hodiny využívat rozumně a zajistit, abyste dokončili většinu toho, co jste si stanovili, pokud ne všechno.
14. Buďte časným ptákem
Pokud se probudíte brzy, s největší pravděpodobností dosáhnete více ze svého dne. Takže, místo toho, abyste vyrazili z postele v 8:30, když musíte být v kanceláři nebo ve třídě v 9 hodin ráno, proč se neprobudit o něco dříve? Budete mít dobrou snídani a možná dokonce vytlačíte rychlé cvičení. Nejenže to zajistí, že jste vzhůru a plný energie, ale také vás připraví na den dopředu.
15. Naučte se delegovat
Schopnost dobře delegovat je získaná dovednost, kterou mnoho odborníků postrádá. Měli byste zjistit, jaké dovednosti mají vaši současníci a jak je lze použít k dosažení nejlepších výsledků pro celý tým. Pamatujte: i když budete chtít dělat všechno sami, nebude to produktivní. Někdo ve vašem týmu může mít ve skutečnosti lepší zkušenosti s řešením určitých úkolů, takže se nemusíte soustředit na jiné důležité záležitosti.
Jaké jsou vaše oblíbené tipy a triky pro organizaci? Připojte se ke konverzaci níže a dejte nám vědět ...
