7 nápadů, jak zefektivnit vaše týmové schůzky

Není tajemstvím, že na moderním pracovišti lidé nenávidí setkání. Není nic frustrujícího než závodění dokončit jeden z vašich tuctů každodenních úkolů, když jste najednou svoláni do vedlejší místnosti v nevýrazné kanceláři a vystaveni dvěma hodinám kontraproduktivní banální duše. Obzvláště když neexistují ani sušenky.

Ale nemusí to tak být - a nemělo by -. Pokud jsou schůzky prováděny správně, schůzky mohou být skutečně vysoce účinným nástrojem. Klíčem je, aby byly nejen únosné, ale i skutečně produktivní - a aby se neztrácel čas, který každý tráví mimo své stoly.

Jak je to možné? No, s nějakým předchozím plánováním a dotekem zdravého rozumu, vlastně. Zde je několik nápadů pro schůzky týmů, jak z vašeho týmu vytěžit maximum.

1. Zajistěte, aby schůzka byla skutečně nezbytná

Ve většině případů je transparentnost v celé organizaci dobrá. Mělo by být samozřejmě povzbuzováno informování zaměstnanců o větším obrazu. Vyžadují však aktualizace společnosti opravdu všechny nástroje pro sestupování na hodinu nebo je lze místo toho distribuovat prostřednictvím e-mailu? Nebo, pokud používáte nástroje pro spolupráci, kde každý vidí individuální pokrok v konkrétním projektu, opravdu potřebujete uspořádat schůzku s žádostí o aktualizaci stavu?

Může to znít jako zdravý rozum, ale týmy stále ztrácí drahocenný čas pokrýváním témat, která nemusí být diskutována. To vytváří negativní postoj ke shromážděním a může být začátkem pracovníků vnímáno spíše jako práce jako na pracovišti. Zkuste místo toho svolat schůzky, pouze pokud chcete něco posunout vpřed nebo tam, kde je třeba říci něco důležitého na rozdíl od toho, že jdete přes stejné unavené území. Pamatujte: mít schůzky není špatná věc - ale mít příliš mnoho je.

2. Začněte se svým setkáním s Bang

Když všichni vkročíte do místnosti a usadíte se, není pravděpodobné, že na schůzku není nikdo mentálně připraven. Většina lidí bude pravděpodobně stále přemýšlet o úkolu, který právě odvezli, zatímco zbytek prostě doufá, že příštích několik hodin nebude příliš bolestivých.

Proto je důležité rychle upoutat pozornost lidí a soustředit jejich mysl. Pravděpodobně toho nedosáhnete spuštěním přímo do podrobné mikroanalýzy nejnovějších čtvrtletních projekcí Marketing, takže místo toho zkuste krátký kvíz nebo brainteaser. Uvolní lidi a nasměruje jejich mysl od práce a zapojí je do celkového procesu. Případně si zahrajte zábavné video nebo vyprávějte zajímavý příběh - vše, co osvěží a povzbudí váš tým.

3. Mít směr

„Mít agendu“ je pravděpodobně nejpoužívanější instrukcí v knize pravidel pro schůzky týmů - posvěcená některými a zesměšňována ostatními -, ale bere v úvahu. Koneckonců, je velmi obtížné dosáhnout cílů vaší schůzky, pokud nevíte, jaké jsou tyto cíle.

Klíčem je jasně vědět, co se chcete stát, a zůstat na tomto kurzu; mantru, která může znít rozumně, ale přehlíží tendenci téměř jakéhokoli setkání k beznadějnému unášení mimo sjezdovku. V boji proti tomu - nebo přinejmenším s ním - je dobré navrhnout někoho (buď sebe nebo kolegu), aby jednal jako strážce a udržoval věci v pohybu správným směrem.

To však neznamená, že byste měli zrušit nebo ignorovat dobré body jen proto, že nejsou ve spojení. Pokud někdo vznáší problém, který stojí za to prodiskutovat, ale nesouhlasí s cíli, které jste si stanovili, zaznamenejte jej do zápisu z příští schůzky.

4. Přestávky

Pro kratší shromáždění to nemusí být použitelné, ale pro všechno, co se táhne až na hodinu plus, je důležité zajistit, aby každý v místnosti mohl mít alespoň jednu krátkou přestávku. Může být obtížné soustředit se na to, když mlátíte záchod nebo zoufalství na cigaretu, a nemá smysl zkoušet nápady s lidmi odrazit, když nejsou fyzicky pohodlné.

Je také těžké přebírat velké množství informací a nabízet smysluplné příspěvky, když jste u toho byli 40 minut rovně; i pár minut na krátký úsek nohou může oživit lidi a dát jejich mozkům šanci podívat se na věci jinak.

5. Zapojte VŠECHNY svůj tým

Jedním z důvodů, proč mohou schůzky někdy klesnout, je to, že to jsou vždy stejné hlasy, které dominují každý týden. Kromě skutečnosti, že to způsobuje vypínání ostatních, to také znamená, že se nevyužívá plný potenciál týmu. Například jeden z vašich tišších, více introvertních členů týmu může mít perfektní řešení konkrétního problému, ale nemusí se cítit pohodlně mluvit a sdílet je.

To je místo, kde zátěž leží na tom, kdo má na starosti schůzku, aby zapojil každého jednotlivého člena týmu a přiměl je, aby přispívali - bez ohledu na to, zda jsou jejich návrhy dobré nebo špatné. Ať už se jedná o obcházení místnosti a prosté ptání se lidí přímo nebo něčím neobvyklejšího, jako je házení plyšovou hračkou, důležité je, že kolem se vznášejí různé myšlenky a jsou slyšet.

6. Zajistěte, aby měl každý šanci se připravit

Problém s brainstormingem je v tom, že říkat skupině lidí, aby byli kreativní, je často nejjednodušší způsob, jak zabít jakýkoli kousek inovací. Spíše než dávat lidi na místo, plánujte dopředu. Jakmile si objednáte zasedací místnost, dejte členům týmu co nejvíce oznámení, aby přišli s alespoň jedním řešením konkrétního problému sami a poté se během setkání zaměřili na skutečně výběr toho nejlepšího.

Lidé s větší pravděpodobností přijdou s lepšími nápady, když jim bude dán prostor a čas, a než aby spolu seděli v místnosti a snažili se srazit první plán, který přijde na mysl, skupina může mít čas na diskusi a analýzu jaký by byl nejlepší postup.

7. Změňte nastavení nyní a poté

Vzpomínáte si, když jste byli ve škole za slunečného dne a učitel někdy chodil do třídy venku, místo aby nutil každého, aby zůstal ubohý doma? Tento přístup si můžete také osvojit. Ve skutečnosti je relaxace v slunném parku mnohem pravděpodobnější, že zaujme všechny tvůrčí jiskry, než když se schoulí v malé taupé postranní místnosti, která se žárlivě dívá z okna.

To samozřejmě není vždy praktické - zejména pokud jsou členové týmu připojeni vzdáleně, například prostřednictvím služby Hangouts. Princip je však stejný. Diskutovat o strategiích během oběda v Nando's může být trochu klišé, ale alespoň pohled je jiný - a WiFi je zdarma!

Setkání jsou skvělý způsob, jak spolupracovat na řešení problémů a problémů, a také zajistit, aby všichni byli na stejné stránce a táhli správným směrem. Ale často vás mohou odvrátit od důležitějších věcí a cítit se jako ztráta času - zejména když Roger z účtů má svůj týdenní výkřik o použití jeho hrnečku.

Místo toho můžete podle výše uvedeného průvodce popřít mnoho z toho, co lidi vypíná o odpoledních setkáních, a soustředit se na zajištění času, který spolu strávíte jako tým, je stejně produktivní, hodnotný a úspěšný, protože setkání byla původně určena k být.

Máte nějaké další tipy, jak zajistit hladký průběh schůzek? Dejte nám vědět v komentářích níže…

Zanechte Svůj Komentář

Please enter your comment!
Please enter your name here