9 hlavních výhod softwaru pro správu projektů

Tento článek vám přináší společnost Wrike, světová jednička v oblasti spolupráce při práci. Společnost Wrike neustále dodává efektivní řešení správy v reálném čase pro své klienty a může nabízet softwarové balíčky přizpůsobené pro jakékoli obchodní oddělení.

Jak se moderní pracoviště neustále vyvíjí, tak i jemné umění projektového managementu. Pryč jsou dny přesunutí poznámek po tabuli přes tabule; podniky nyní hledají nejúčinnější a nákladově nejefektivnější nástroje, protože usilují o zefektivnění svého pracovního postupu a více z toho méně.

Software pro řízení projektů zaškrtne všechna tato pole. Bez ohledu na podnikání nebo širší odvětví může být snadno přizpůsoben a vylepšen tak, aby splňoval požadavky jakékoli organizace. Některé týmy samozřejmě mohou váhat. Odolnost vůči změnám je lidská povaha, a když na výsledku vedou ziskové marže, podniky častěji zpochybňují, proč by měly používat konkrétní nástroj.

Mnoho výhod používání specializovaného softwaru by však tyto obavy mělo zmírnit. V tomto článku se podíváme na některé z těchto výhod a diskutujeme o pozitivních dopadech, které mohou mít na vaše podnikání. Takže, pokud nemáte nadbytek post-it poznámky zaplavující sklad, čtěte dále ...

1. Jednodušší spolupráce

Mnoho úkolů překrývá hranice oddělení a umístění a někdy může být pro každého člena týmu obtížné vědět, co se děje mimo jejich bezprostřední kruh. Nástroj pro správu projektů naštěstí tento problém přímo vylučuje; Například Wrike poskytuje stream živých aktivit, který umožňuje ostatním členům týmu vědět, na čem pracujete, zatímco pro případné dotazy je k dispozici také funkce rychlého zasílání zpráv.

Výsledkem je, že okamžitá a softwarová služba v reálném čase umožňuje týmům bezproblémovou spolupráci a vyhýbání se případným problémům s komunikací. Může také zastavit ty rozzlobené „aktualizační“ schůzky, aby zajistily pokrok každého; obzvláště užitečná výhoda, když čas - a trpělivost - jsou na špičkové úrovni.

2. Lepší plánování

Sledování milníků v projektu může být složité, zejména proto, že každý člen týmu musí vědět, co musí být dokončeno a kdy. Za účelem boje proti tomu může software pro spolupráci využívat jasné a snadno sledovatelné Ganttovy mapy časové osy projektu, které pak mohou být neustále aktualizovány. To je velmi užitečné, když se věci nevyhnutelně změní na okamžik a zdroje se musí přesunout.

Rovněž umožňuje virtuálním manažerům implementovat instrukce jasným a přístupným způsobem, vizuálně zobrazovat jednotlivé úkoly a dávat každému vědět, kde stojí po kliknutí na tlačítko. Tím je zajištěno, že v obecném chaosu rušného projektu nelze špatnou organizaci použít jako omluvu pro chybějící termín.

3. Lepší komunikace s klienty

Všichni jsme tam byli: 10:00 konferenční hovor s klientem, který ve skutečnosti začíná v 10:15 kvůli nedostatku dostupných místností (následuje další 15minutové zpoždění, protože klient dostal nesprávné vytáčení). Kromě toho, že se vám zdá méně profesionální, je to také neefektivní a časově náročný proces.

U online cloudového softwaru se tato sága nemusí stát. Klienti mohou přistupovat k vaší přiřazovací tabuli a snadno vidět váš pokrok; mohou pak poskytnout zpětnou vazbu a provést úpravy v příslušných oblastech - vše, co požadují, je heslo a uživatelské jméno. Ve velkém schématu věcí to vede k mnohem efektivnějšímu využití vašeho a času klienta.

4. Snadnější delegování úkolů

Pro manažery to může být velmi časově náročné rozdávat úkoly jednotlivcům, zejména na větších projektech, které zahrnují jiná oddělení a místa. Namísto informování každé osoby po jednom může být úkol místo toho jednoduše vložen do časové osy projektu a přiřazen příslušnému členovi týmu spolu s důkladnými pokyny.

Tím se celý život zjednoduší pro celý tým, který může jednoduše zkontrolovat software, aby zjistil, co mají dělat a kdy to musí udělat - efektivní a časově úsporné vítězství pro všechny.

5. Řízení rozpočtu

To je další bonus flexibilního a víceúčelového softwarového systému, zejména pro manažery, kteří musí dohlížet na náklady na projekt a zajistit, aby se točilo mimo kontrolu. Tím, že mají skutečný kvantifikovatelný důkaz o tom, který zaměstnanec co udělal, a za kolik hodin mohou osoby pod kontrolou rozpočtu vidět náklady v reálném čase a zjistit, kde se utrácí příliš mnoho peněz.

To může zase informovat o postupech při rozhodování, což manažerům umožňuje v případě potřeby vyladit nebo přidělovat hodiny jinak. Důležitost fiskální odpovědnosti může být často přehlížena, pokud je důraz kladen na samotný projekt, a to je jedna z jemnějších výhod použití spolehlivého nástroje pro řízení projektů.

6. Sdílení dokumentů a přístup

Jednou z přidaných výhod centralizace všeho na jednom místě je větší kontrola uživatelů nad dokumenty. Kromě skutečnosti, že nemohou být ztraceny nebo ztraceny, systém také umožňuje uživatelům sledovat jakékoli změny nebo podání, což vede k větší odpovědnosti a transparentnosti nad tím, kdo změnil to, co v konkrétním dokumentu.

Je to také praktické, protože členové týmu mohou snadno najít dokumenty, aniž by museli procházet sdílené jednotky nebo požadovat odkazy. To je zvláště výhodné, když uživatel čeká na aktualizovanou verzi souboru nebo se ocitnete vrazil na schůzku klienta na poslední chvíli a potřebujete rychlý přístup.

předplatit

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje a získejte úžasný obsah a získejte 20% slevu z naší kariérní zkoušky!

předplatit

7. Standardizované procesy

Jak již bylo zmíněno, jednou z hlavních výhod softwaru pro řízení projektů je to, že dostane každého na stejnou stránku. To platí také pro vaše procesy, protože každý je povinen poskytovat stejné informace a používat stejné šablony při vytváření a úpravách dokumentů.

I když to může znít povrchně, je důležité vše standardizovat a zajistit, aby každý dokument měl stejný vzhled a dojem. Kromě toho, že se zdá být profesionálnější, pomáhá také vytvářet jednotnost a jednotu napříč deskou, protože všichni pracují stejným způsobem.

8. Integrujte nové členy týmu

Přinést někoho do projektu v polovině může být pro obě strany skličující zážitek, protože množství informací a kontextu musí být vysvětleno a učeno se ve velmi krátkém časovém období. Díky snadno použitelnému nástroji mohou jakékoli nové přírůstky do týmu jasně posoudit průběh projektu od začátku a také jakékoli změny směru. To znamená, že se mohou bez námahy zapojit do týmu, což vyžaduje minimální integraci a schopnost okamžitě efektivně přispět.

9. Vzdálená práce

Mnoho špičkových společností nyní nabízí flexibilní a vzdálenou práci; kolaborativní software umožňuje zaměstnancům to efektivně dělat, aniž by se museli oddělit od týmu.

Důvodem je, že vedoucí projektů si mohou být jisti, že úkoly stále probíhají, aniž by museli fyzicky kontrolovat, zatímco uživatelé doma mají všechny prostředky, které potřebují, na dosah ruky; stačí pouze spolehlivé připojení k internetu. Na pracovišti, které je stále progresivnější a otevřenější změnám, se tento způsob práce v blízké budoucnosti stane běžnějším - s tímto softwarem, který bude v jeho středu.

Jak vidíte, výhody používání nástrojů pro správu projektů jsou nesporné. Při konfrontování se složitými úkoly, které se skládají z velké, často rozptýlené pracovní síly, se bezprostředně zajímá, jak zacházet s organizací, delegací a komunikací. Synergetický software tyto problémy snadno řeší.

Díky péči o logistiku to umožňuje manažerům soustředit se na skutečné vedení projektu, zatímco pracovníci přesně vědí, co by měli dělat a kdy; výsledkem je, že tento proces je bez námahy a pozitivní konečný výsledek může být dodán ke spokojenosti všech stran.

Prostřednictvím svého světového softwaru Wrike zmocnila některé z nejznámějších společností na světě a nadále vyvíjí inovativní řešení. Od plánování až po dodání, jejich nástroj umožňuje obchodním týmům dosáhnout cílů projektu pomocí snadno použitelného a logického rozhraní; jejich nejmodernější software nyní používá více než 15 000 organizací po celém světě.

Zanechte Svůj Komentář

Please enter your comment!
Please enter your name here