Koneckonců, přeplněný, chaotický a špatně strukturovaný dopis vás nikam nedostane a můžete si být jisti, že si ho najímající manažer ani neobtěžuje přečíst. Mnohem raději najmou jiného kandidáta, jehož dopis je lépe naformátován, i když jste na tuto roli lépe kvalifikováni.
Abychom vám ujistili, že vám neunikne příležitost, která by vám mohla změnit kariéru, dali jsme dohromady následující tipy, které vám pomohou vybrat správné písmo, použít dostatek volného místa a mnohem, mnohem více!
Zde je návod, jak formátovat průvodní dopis!
1. Přidejte nadpis
Nejdříve musíte nejprve do svého dopisu uvést nadpis s kontaktními údaji (jméno, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa URL webových stránek a odkazy na sociální média). To by mělo být umístěno v horní části stránky.
Pokud však dopis zasíláte do těla e-mailu, měli byste místo toho na konci zprávy uvést své kontaktní informace po podpisu. Nemusíte nutně uvádět svou e-mailovou adresu (HR manažer to snadno najde v poli „Od“), ale nikomu to neublíží, pokud tak učiníte.
2. Postupujte podle jasné struktury
Průvodní dopis byste měli uspořádat do následujících oddílů:
- Pozdrav - např .: „Vážený pane Hiring Manager“
- První odstavec - představte se a uveďte pozici, o kterou se ucházíte, a kde jste našli pracovní nabídku
- Střední odstavce - popište, co přinášíte, a uveďte klíčové dovednosti, kvalifikace a úspěchy, které prokazují vaši vhodnost pro danou roli
- Závěrečný odstavec - uzavřete dopis poděkováním manažerovi lidských zdrojů za jejich posouzení
- Bezplatné uzavření - např .: 'S pozdravem'
- Podpis - váš vlastnoruční podpis (pokud zasíláte tištěný dopis) a zadané jméno
3. Využijte odrážky
Přidání 3 až 6 odrážkových bodů do těla vašeho dopisu je skvělý způsob, jak zdůraznit klíčové dovednosti, kvalifikace a úspěchy ve snadno stravitelných částech informací - zejména s ohledem na to, jak podle jedné studie najímají vedoucí pracovníci najednou pouhých šest sekund kontrolou aplikace. před přesunutím do hromady „Ano“ nebo „Ne“.
Obecně byste měli:
- Používejte stručné fráze nebo prohlášení
- Začněte každou odrážkou akčním slovesem
- Používejte jednoduché kulky (kruhy, spojovníky atd.) A vyhněte se funky tvarům, jako jsou například srdce
- Uprostřed dopisu vložte svůj seznam odrážek
- Na konec každé položky přidejte bodku (volitelné)
4. Udržujte to krátké
Čím více informací, a tedy i textu, který vložíte, tím zaplněnější bude váš dopis vypadat. Váš dopis by měl zdůraznit vaše nejrelevantnější dovednosti a kvalifikace pro danou práci na ne více než jedné stránce. Obvykle by měla být kratší než tato - asi půl stránky. Poté, co to řekl, ujistěte se, že to není příliš krátké.
5. Vyberte správné písmo
Pokud jde o výběr písma pro průvodní dopis, nejlepší je použít písmo, které je jednoduché a především velmi snadno čitelné, jako Arial, Book Antiqua, Calibri, Cambria, Garamond, Helvetica, Open Sans, Times New Roman nebo Verdana. Na konci dne je to opravdu otázka osobní volby, ale ať už děláte cokoli, prosím - PROSÍM - nepoužívejte Comic Sans! Nezapomeňte se v dopise omezit pouze na jedno písmo a pokusit se použít stejné písmo, jaké používá váš životopis.
Pokud jde o velikost písma, obecným pravidlem je držet se mezi 10 a 12 body.
6. Buďte opatrní s barvami
Můžete se rozhodnout, že budete mít trochu kreativitu a přidáte do svého průvodního dopisu nějakou barvu, a ve skutečnosti s tím není nic špatného - pokud ovšem nemáte v plánu udělat z něj obří duhu!
Obecně platí, že byste měli používat barvy střídmě a vyhýbat se světlým odstínům a odstínům. V případě pochybností jednoduše dodržujte černobílé barevné schéma (černý text a bílý papír).
7. Nastavte své okraje
Nejlepší je použít standardní 1 ”okraje na všech stranách dokumentu. Váš dopis tak získá přehledný vzhled a dojem, a také vám poskytne spoustu bílého prostoru (více o tom později). Pokud však máte potíže s instalací všeho na jednu stránku, můžete použít menší okraje (až 0, 5 ”), ale ujistěte se, že jste konzistentní. Odsazení odstavců je další skvělý způsob, jak ušetřit místo.
8. Získejte mezeru správně
Ať už posíláte e-mail nebo fyzické dopisy, ujistěte se, že máte mezery správně. Jako obecné vodítko byste měli mezi odstavce a každou část dopisu přidat jednu mezeru. Například by měla být mezera mezi vaší adresou a datem, mezera mezi pozdravem a prvním odstavcem atd.
9. Udržujte jednotné vyrovnání
Všichni víme, že jde o hitovou píseň:
Vlevo, vlevo
Všechno, co vlastníte v krabici vlevo
V alternativním vesmíru však Beyoncé ve skutečnosti zpívá:
Vlevo, vlevo
Všechno musí být zarovnáno doleva
Pamatujte: všechny dokumenty jsou obvykle zarovnány doleva, takže podle „normy“ je váš dopis čitelnější.
10. Nechte spoustu prázdných míst
Prázdné místo nebo záporné místo je jakákoli část dokumentu, která zůstává nevyužita, a je důležitým prvkem při zvažování návrhu motivačního dopisu. Kromě estetických výhod, které může poskytnout, také zvyšuje čitelnost, pomáhá HR manažerům lépe porozumět tomu, co čtou, a zajišťuje, aby pozornost čtenáře byla upozorněna na správné informace.
11. Příklady použití
Pokud máte potíže s formátováním, návrhem a obecně psáním dopisu, podívejte se na naši seznam příkladů průvodních dopisů a šablon pro malou inspiraci. Případně se můžete rozhodnout použít online službu pro psaní životopisů a průvodních dopisů, nebo si stáhnout bezplatnou šablonu a jednoduše vyplnit mezery sami.
12. Doplňte svůj životopis
Nezapomeňte: Váš průvodní dopis je v podstatě spin-off vašeho životopisu, takže je nezbytné použít podobný design. Například pokud nastavíte písmo na Times New Roman na 12 bodů ve svém životopisu nebo jste zahrnuli své logo, ujistěte se, že to samé uděláte na průvodním dopise. To ukazuje na soudržnost a také to pomáhá posílit vaši osobní značku.
13. Formát pro systémy sledování žadatele
Sledovací systémy uchazečů nebo zkráceně ATS jsou navrženy tak, aby prověřovaly životopisy a průvodní dopisy pro konkrétní klíčová slova a hodnotily kandidáty na základě jejich dovedností a zkušeností. Používání nepředvídatelného písma, které je například obtížně čitelné, však zaměří pouze ATS, a proto vás před spuštěním vyřadí z provozu. Pamatujte: ATS jsou navrženy ke čtení jednoduchého textu, nikoli efektního formátování.
14. Podepsat rukou
Pokud posíláte kopii vašeho průvodního dopisu šnekovou poštou, ujistěte se, že jste ji před odesláním podepsali rukou (v mezeře mezi „S pozdravem“ a zadaným jménem). Jednoduše dodává osobnější (i profesionální) nádech.
15. Buďte opatrní při výběru papíru
Zatímco většina lidí ví, že nepoužívají růžový vonný papír, myslím, že bych měla poukázat na to, že nekonvenční volby papíru nebudou na čtenáře tištěného průvodního dopisu zapůsobit. Nejlepší je lepit na obyčejný, bílý (nebo slonovinový nebo krémový) papír formátu A4 mezi 100 a 120 g / m2. Nezapomeňte použít stejný druh papíru pro svůj životopis!
V této poznámce při zasílání průvodního dopisu (spolu s životopisem) používejte obálky dobré kvality.
16. Úpravy a korektury
Jedním z největších nedostatků uchazečů o zaměstnání je zapomenout si ověřit svůj průvodní dopis dříve, než je odešle vedoucímu náboru. Je také dobré požádat rodinu a přátele, aby si přečetli váš dopis, který by mohl zachytit případné trapné překlepy, které jste zmeškali. Jsem si jistý, že jste všichni slyšeli o chlapi, který se chlubil svou plynulostí v angličtině a špenátu!
17. Uložit jako PDF
Formát souboru, ve kterém se rozhodnete uložit průvodní dopis, je zcela přirozeně pouhým nápadem - ale v tom je velmi důležitý. To platí zejména v případě, že jste v dopise použili efektní písmo nebo designový prvek, který nemusí být podporován počítačem zaměstnavatele. To je důvod, proč je uložení vašeho hotového dokumentu ve formátu PDF nezbytné, protože tím udržuje vše na svém místě a nedochází k problémům s formátováním.
Přesto však může pracovní nabídka vyžadovat pouze dokumenty Word - takže se ujistěte, že doručujete vytvořením základního dopisu s univerzálním písmem a jednoduchým designem jako zálohy.
Máte nějaké tipy na formátování průvodního dopisu, které byste s námi chtěli sdílet? Připojte se ke konverzaci níže a dejte nám vědět!
Nezapomeňte se podívat na naši komplexní příručku pro psaní životopisu, kde najdete několik vynikajících tipů ohledně formátování a psaní životopisu.
