Dejte dostatečné upozornění
Podle Kalifornské univerzity můžete pokárat delikventního zaměstnance tím, že zaměstnance upozorníte, že jeho výkon nesplňuje očekávanou složku. Toto pokárání můžete poskytnout, pokud pracovník po neformálním dohledovém dohledu neukáže změnu, aby mu pomohl zlepšit požadovaný výkon. Toto oznámení může později posloužit jako dokumentace nezbytná k propuštění zaměstnance, pokud si zaměstnanec po vyčerpání všech právních kroků neudrží zaměstnání.
Určete průběh akce
Odvolejte se na poznámku jako na disciplinární poznámku, abyste se později vyhnuli právním problémům s odborovými svazy. Jasně uveďte důvod psaní poznámky. Nezapomeňte do poznámky zahrnout odpovědi zaměstnance, ale nezakrývejte se na jeho odpověď. Namísto toho se v poznámce zaměřte na přepracování politiky nebo postupu. Uvedením toho, co od svého zaměstnance očekáváte, se vyhnete disciplinárnímu řízení, pokud pracovník dodržuje pravidla. V mnoha situacích by bylo nezákonné rozdávat disciplínu bez dodržování jiných postupů nebo kanálů.
Udržujte soukromí
S poznámkami zacházejte jako s osobními, důvěrnými záležitostmi. Ujistěte se, že je poskytujete pouze zúčastněnému zaměstnanci. Pokud je to možné, měli byste také poskytnout kopii jeho zástupcům odborů a ponechat si další kopii v personálním souboru zaměstnance pro budoucí použití. Měli byste se však poraďte s odborovými komisaři své operace, pokud potřebujete mít o těchto konverzacích nebo schůzkách důkaz. Mohou požádat o právní ustanovení, které umožní jejich klientovi sešívat písemnou odpověď na poznámku, než ji podáte.
Použijte výrazné znění
Ve své komunikaci používejte silné formulace, které se vztahují k pokárání nebo formální písemné výpovědi. Upřesněte, zda obviňujete zaměstnance z nekompetentnosti, podřízenosti, pochybení nebo zanedbávání povinnosti. To jsou všechny vážné fráze, které byste mohli použít během oficiálního disciplinárního řízení, pokud je vaše propuštění zaměstnance zpochybněno později. Pokud vaše sdělení obsahuje mnoho eufemismů, možná budete muset přesvědčit disciplinární komisi, že trestný čin, kterého se zaměstnanec dopustil, zaručil propuštění. Měli byste uvést chybu, aniž byste museli minout slova. Můžete uvést, že by se podnikly určité kroky, pokud zaměstnanec nedodrží pravidla nebo dohodnutý postup.
Psaní poznámky vylučuje riziko občanskoprávního sporu a slouží jako připomínka pro obě strany ohledně dohodnutých otázek. Ve srovnání s verbálními pokárami mohou být poznámky užitečné tam, kde je vyžadován důkaz. Jsou také formálnější a standardní způsob komunikace v kancelářském prostředí.
