Pokud to zní jako vy a máte rádi, že jste v jakékoli situaci, můžete pokračovat ve čtení níže, abyste zjistili, co tato role ve skutečnosti znamená a jak si můžete vytvořit ideální životopis manažera kanceláře.
1. Výzkum profese
Pokud se chcete věnovat kariéře v této profesi, je důležité zjistit, jaké budou vaše povinnosti a jaký typ pracovního prostředí se ocitnete, a také pokud máte, co to znamená
Popis práce
Povinnosti vedoucího kanceláře se značně liší, ale hlavně mají na starosti organizování a dohled nad prací zaměstnanců úřadu. Zajišťují hladký chod všeho, včetně čistoty zařízení, úrovně zásob kancelářských zásob a plánování akcí dodavatelů a výročních schůzek.
Mezi mnoha dalšími úkoly jsou vedoucí kanceláří obecně zodpovědní za:
- Organizace a údržba firemních kalendářů, které budou zahrnovat plánování schůzek pro zaměstnance na výkonné úrovni, jakož i kalendářové události pro celou kancelář.
- Zprostředkování a správa korespondence v kanceláři i mimo ni, včetně pošty a důležitých balíčků. To bude také zahrnovat řešení chybějících zásilek nebo stížností jménem administrativního personálu.
- Koordinace dopravních a ubytovacích opatření pro vedoucí pracovníky při pracovních cestách.
- Udržování zásob tiskovin a vybavení kanceláře.
- Dohled a sledování práce administrativního týmu, včetně tajemníků a úředníků. V případě potřeby nabízí vedení a delegování úkolů.
- Správa rozpočtů na nákup kanceláří, zapouzdření všeho od stacionárních, po kávu a čaj, po údržbu a výdaje na IT.
- Pomoc při přípravě a provádění schůzí správní rady, včetně vytváření a distribuce pořadů jednání, jakož i pořizování minut.
- Správa papírového a online archivačního systému k zajištění správného uložení všech dokumentů.
- Vývoj postupů a zavádění nových systémů pro všechny zaměstnance, které mají následovat.
- Pomáhat novým zaměstnancům usadit se a provádět část indukce tím, že jim poskytne vybavení, které potřebují k výkonu své práce.
- Zajištění pravidelných zkoušek elektrických zařízení.
- Koordinační a plánovací akce pro celou společnost, jako jsou vánoční večírky, každoroční plesy atd
- Příprava prezentací nebo dopisů pro manažery a vedoucí pracovníky společnosti.
Základní dovednosti a vlastnosti
Chcete-li být úspěšným kancelářským manažerem, musíte mít určité dovednosti a vlastnosti. Obvykle zahrnují následující:
- Komunikační dovednosti: protože budete jednat s velkým počtem lidí od spolupracovníků po vrcholový management, klienty a dodavatele, budete muset být schopni mezi nimi efektivně komunikovat.
- Pozor na detail: měli byste být schopni analyzovat vše a ujistit se, že neděláte žádné nedbalé chyby. Při práci na důležitých zprávách a dokumentech je klíčová pozornost k detailům.
- Vedoucí dovednosti: protože budete mít na starosti koordinaci administrativního týmu, budete potřebovat klíčové vedoucí dovednosti, které budete delegovat a řídit.
- Analytické dovednosti: budete mít na starosti rozpočty a údržbu, což znamená, že byste měli být schopni posoudit, kde společnost překračuje výdaje a co můžete udělat, abyste snížili náklady a ušetřili peníze.
- Organizační dovednosti: budete muset přejít od řady různých úkolů a měli byste být schopni udržet vše v pořádku a zároveň provádět více úkolů.
- IT dovednosti: budete muset mít skvělé znalosti a praxi při používání sady Microsoft Office Suite a Outlook.
- Mezilidské dovednosti: vedoucí kanceláře by měl mít schopnost bez námahy konverzovat mezi lidmi ze všech oblastí života, musí být přístupný a přátelský.
- Schopnosti správy času: jako vedoucí kanceláře nebudete spravovat pouze svůj vlastní rozvrh, ale i ostatní, a proto potřebujete skvělý časový management. Měli byste být schopni pracovat podle svého denního rozvrhu a nechat své úkoly splnit včas.
- Schopnosti řešit problémy: jak budete zodpovědní za zajištění plynulého provozu kanceláře, musíte být schopni myslet na nohy a přijít s řešeními - rychle!
Pracovní doba a podmínky
Pokud hledáte set 9–5 hodin, tato profese na recepci je pro vás ideální! Obvykle budete pracovat 35–40 hodin týdně, včetně hodinové přestávky na oběd. Může se stát, že budete muset pracovat přesčas, ale bude to záviset na organizaci, pro kterou budete pracovat. V případě mimořádné události na poslední chvíli je důležité zůstat flexibilní, za kterou budete odpovědní. Koneckonců - jste v kanceláři osoba, která vás zajímá!
Vyhlídky na platy
Stejně jako u jakékoli jiné pracovní pozice se bude plat lišit v závislosti na společnosti, v závislosti na předchozí zkušenosti, kvalifikaci a umístění. Průměrná mzda podle PayScale však v USA činí 46 156 $ a 24 327 GBP ve Velké Británii. Jakmile budete mít více zkušeností s prací, budete mít samozřejmě prostor pro postup a budete rok od roku očekávat zvýšení mezd.
2. Získejte kvalifikace
Chcete-li pracovat na pozici vedoucí kanceláře, budete potřebovat alespoň středoškolský diplom, včetně maturitních titulů z matematiky, angličtiny a podnikání. Obecně se doporučuje získat bakalářský titul nebo ekvivalent v obchodních studiích, obchodní administrativě, účetnictví nebo řízení lidských zdrojů, který poskytne jasný obrázek o tom, jak bude organizace fungovat jako celek.
Případně můžete dokončit certifikace správy; Mezinárodní asociace správy zařízení nabízí CFM (certifikovaný správce zařízení) pro ty, kteří se chtějí stát správci. Pokud se rozhodnete stát se aktivním členem, budete muset každé tři roky složit zkoušku a absolvovat vzdělávací aktivity.
3. Založte své první zaměstnání
Bez několika let zkušeností v administrativní roli pod pásem je velmi nepravděpodobné, že skočíte přímo na pozici vedoucího kanceláře. Místo toho budete muset mít prověřené záznamy o řízení času, vůdcovských dovednostech a obecných kancelářských povinnostech - všechny klíčové komponenty ideálního CV manažera kanceláře.
Stáž by byla dobrým výchozím bodem pro uchazeče o zaměstnání hledající pozici bez jakéhokoli vyššího vzdělání. To vám umožní získat praktické pracovní zkušenosti v kancelářském prostředí a s největší pravděpodobností povede k pozici na plný úvazek.
Případně se můžete ucházet o role administrativního asistenta, kde budete pomáhat vedoucímu kanceláře s každodenními úkoly, které vám umožní vylézt po žebříčku kariéry ve vaší organizaci.
4. Rozviňte svou kariéru
Chcete-li se stát vedoucím kanceláře, pravděpodobně již dříve, než postoupíte na úroveň manažerů, jste již získali řadu let zkušeností ve svém oboru.
Jakmile jste v této pozici, stále však existují příležitosti pro další růst. Mohli byste převzít větší zodpovědnost a spravovat větší tým, další kancelář nebo pracovat na vyšší úrovni. Můžete například přejít od správy obsahového týmu k celé marketingové divizi.
Pokud si myslíte, že máte to, co je potřeba k efektivnímu řízení týmu a skutečnému přispění do kanceláře a procesů, je pro vás ideální kariéra jako vedoucí kanceláře. Uvidíte nejen fyzické výsledky vaší tvrdé práce, ale během procesu také vytvoříte významné vztahy.
Jste administrativní asistent, který se chce stát manažerem kanceláře? Pokud ano, dejte nám vědět, jaké kroky podniknete k dosažení vašich cílů v níže uvedené části.
